Die Dokumentenverwaltung in einem MLM-System bietet Ihnen ein leistungsstarkes Werkzeug, um alle relevanten Unterlagen pro Adresse organisiert und zugänglich zu halten.
Das gilt für den Systeminhaber sowie den Kunden oder Partner.
Hier sind die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten im Überblick:
1. Zentrale Dokumentenspeicherung
- Pro Adresse können beliebig viele Dokumente hinterlegt werden.
- Alle aktuellen Dokumente sind für berechtigte Nutzer von jedem Arbeitsort aus zugänglich.
2. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte
- Sie können individuelle Zugriffsrechte vergeben:
- Ansehen und Hochladen von Dokumenten: Nutzer dürfen Dokumente hochladen und einsehen, wenn sie die entsprechenden Rechte besitzen.
- Löschen von Dokumenten: Das Löschen von Dokumenten ist ein gesondertes Recht und wird individuell vergeben.
3. Inhaltsvorlage für Besucher
- Eine anpassbare Inhaltsvorlage ermöglicht es, Besuchern spezifische Aktionen zu erlauben:
- Hochladen eigener Dokumente: Besucher können ihre persönlichen Dokumente hochladen.
- Herunterladen von Dokumenten: Zugriff auf die Möglichkeit, Dateien herunterzuladen.
- Löschen von Dokumenten: Erlauben oder verweigern, dass Besucher ihre eigenen Dokumente löschen.
4. E-Mail-Benachrichtigungen
- Automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei bestimmten Aktionen:
- Keine E-Mail senden: Keine Benachrichtigung bei Dokumentenänderungen.
- E-Mail bei jedem Hochladen senden: Benachrichtigung an definierte E-Mail-Adressen, wenn Dokumente hochgeladen wurden.
- E-Mail bei maximaler Dateianzahl senden: Benachrichtigung, wenn die festgelegte maximale Anzahl an Dokumenten erreicht wurde.
5. Dokumentengruppen
- Es stehen eine große Menge vordefinierter Dokumentengruppen zur Verfügung, die individuell benannt werden können. Diese Struktur hilft bei der übersichtlichen Kategorisierung und Verwaltung der Dokumente.
6. Flexibel anpassbare Einstellungen
- Maximale Anzahl von Dateien: Sie können festlegen, wie viele Dateien pro Adresse maximal hochgeladen werden dürfen.
- Upload-Erlaubnis: Sie entscheiden, ob das Hochladen von Dokumenten erlaubt ist (Ja/Nein).
- Download-Erlaubnis: Sie legen fest, ob das Herunterladen von Dokumenten möglich ist (Ja/Nein).
- Lösch-Erlaubnis: Sie können das Löschen von Dateien für Nutzer gezielt erlauben oder sperren.
7. Anpassbare Texte
- Sie haben die Möglichkeit, den Text über und unter der Liste der Dokumente individuell anzupassen. So können Sie Ihre Nutzer gezielt informieren oder anleiten, wie die Dokumentenverwaltung zu nutzen ist.
Diese Funktionen gewährleisten eine hohe Flexibilität und Kontrolle bei der Verwaltung von Dokumenten und helfen dabei, wichtige Daten sicher zu speichern und jederzeit verfügbar zu machen.
Thema 03-17-09