Eine Warengutschrift ist eine Geschäftsabwicklung, bei der ein Unternehmen einem Kunden eine Gutschrift ausstellt, um eine Rückgabe von Waren oder eine Preissenkung zu dokumentieren. Dies geschieht normalerweise aus verschiedenen Gründen.
Rücksendungen oder Beschädigungen: Wenn ein Kunde unzufrieden mit einem gekauften Produkt ist, kann er es zurückgeben. In solchen Fällen wird dem Kunden eine Warengutschrift ausgestellt, um den Kaufbetrag oder einen Teil davon gutzuschreiben.
Fehlerhafte Lieferungen: Wenn ein Unternehmen versehentlich falsche oder mangelhafte Waren an einen Kunden liefert, kann es eine Warengutschrift ausstellen, um den Kunden für die Unannehmlichkeiten zu entschädigen.
Dabei ist es unerheblich ob die Gutschrift als Einzeldokument erzeugt wird, oder als Teil eines Auftrages oder Rechnung.
Normale Warenwirtschaften kennen diese Arten im Auftragsbereich.
Aufträge – Rechnungen – Stornierungen - Gutschriften.
Als wir uns mit dem Thema Gutschrift befassten, hatten wir mit einigen unserer Kunden gesprochen. Besonders wichtig war uns das Gespräch mit den Angestellten die im Tagesgeschäft im MLM-Bereich mit der Warenwirtschaft arbeiten. Wir hatten diese gefragt was sie von einer Gutschrift-Software erwarten. Diese soll passend auf Ihre Geschäftsabläufe in Ihrem Network-Marketing Vertrieb sein. Wir dachten, ja es wird eine reine Gutschriftenerfassung gefordert, dass war es auch.
Wir waren sehr überrascht welche Anforderungen uns mitgeteilt wurden. Mit einer normalen Gutschriftfunktion mit der Artikel fakturiert werden, kann man nicht viel anfangen sagten sie. Die Varianten die kamen waren erstaunlich, und das hatten wir uns als Softwarehersteller nicht so vorgestellt.
Hier nun die Anforderungen von den „Insidern“, die wir auch alle umgesetzt haben.
Wir möchten keine reinen Gutschriften erstellen, sondern wir möchten dem Kunden mit der nächsten Lieferung den oder die Artikel gutschreiben. Damit haben wir uns doppelte Arbeit erspart und es liegen dann auch keine zwei Belege in der Buchhaltung vor. Wir möchten die Gutschriftfunktion innerhalb der normalen Auftragserfassung ausführen können.
Wir haben zugehört und anscheinend keine Gutschriften in der Software. Wir haben ein hochflexibles Gutschriften-System, zugeschnitten auf den Markt MLM.
Storno
Ein Auftrag soll storniert werden können, was auch bereits ging. Nun kommt das Aber.
Bei der Stornierung soll es möglich sein zu entscheiden.
- Stornierung und die Lagerbestände sollen aktualisiert werden. Also die Bestände werden zurückgebucht und stehen im Lagerbestand wieder zur Verfügung.
- Stornierung und die Lagerbestände sollen nicht aktualisiert werden. Also die Bestände werden nicht zurückgebucht, somit sind die stornierten Artikel verlustig.
Gewünscht von fast allen.
Es soll möglich sein, dass einzelne Produkte gutgeschrieben werden können. Im Regelfall soll das mit der nächsten Rechnung geschehen. Dazu soll bei der Auftragserfassung für uns deutlich sichtbar sein, welche Artikel in welcher Menge gutgeschrieben werden sollen. Ist das Produkt gutgeschrieben, dann soll mit einem Klick eine Bestätigung erfolgen, damit ist diese Info bei der Auftragserfassung nicht mehr zu sehen.
Jedoch, und jetzt kommt es. Bei den Kundendaten muss man sehen können, wer hat das bestätigt, dazu an welchem Tag und um welche Uhrzeit. Nur so kann bei Kundenreklamationen gezielt intern nachgesehen werden.
Das war nur die Grundlage, jetzt kommen bezogen auf dieser Grundlage noch einige Varianten die den Angestellten wichtig sind.
Variante 1
Die Standardgutschrift soll negativ in die Provisionsabrechnung laufen. Also minus Punkte etc.
Variante 2
Die Gutschrift soll so ausgeführt werden, dass es auf diesen Artikel keine Punkte gibt die dann in die Abrechnung laufen würden.
Variante 3
Bei Vergütungssystemen bei denen in der Abrechnung die Werte für Karriere und Provisionszahlung getrennt sind, soll auf den Artikel keine Provision gezahlt werden, jedoch für die Karriere soll er positiv gelten.
Variante 4
Der Artikel soll komplett Abrechnungsneutral sein und die Werte sollen auch nicht in die Umsatzzahlen der Strukturübersicht laufen.
Variante 5
Das hatte nicht direkt etwas mit den Gutschriften zu tun, aber wenn man schon einen Softwaremenschen an der Strippe hat, dann kommt alles heraus.
Die Kunden wünschten, dass man ganz normale Artikel fakturieren kann, und dass man diese Artikel ohne Kosten und ohne Abrechnungswerte erfassen kann. Damit muss man nicht extra einen Geschenkartikel anlegen.
Variante 6
Es ging weiter. Es wurde gewünscht, dass man wiederum ganz normale Artikel fakturieren kann. Bei diesen sollen jedoch für den einen Fall der Preis und die Abrechnungswerte entsprechend reduziert werden können. Das wird immer wieder mal benötigt.
Variante 7
Ganz simpel neuen Auftrag aufrufen, alle Artikel gutschreiben, ausdrucken, Beleg per Mail anden Kunden, Betrag an Kunden überweisen, fertig. Das soll aber kaum so vorkommen.
Das hier erklärte kann unsere Warenwirtschaft, ich bin sicher, bei der Flexibilität wird das Gutschriften-System auch noch in anderen Varianten genutzt.
Wir können feststellen, dass besonders neue Kunden die bisher nur die normale Gutschriftfunktion kannten, hoch erfreut sind über die Möglichkeiten die Ihnen zur Verfügung stehen, und sind von der Leistung begeistert.
Bei solchen Gesprächen denke ich immer. Ja, das sollen sie auch sein. Nur diese Funktionalität haben uns andere Kunden vor Ihnen beschrieben. Somit gehört das Lob nicht uns, sondern den anderen Kunden vor Ihnen.